Tarde o temprano, ya sea por estrictos motivos laborales (has encontrado un puesto de trabajo que te permite desarrollar tu actividad laboral desde casa) como por otros motivos (hoy está nevando moderadamente en Madrid), te vas a encontrar con que necesitas trabajar desde casa.
Trabajar desde casa ocasionalmente no es un problema porque simplemente hay que repetir, de forma aproximada, el mismo esquema laboral que en la oficina, pero cuando trabajar el casa deja de ser algo ocasional para ser nuestro día a día, las reglas son muy diferentes y el esquema de trabajo que tiene éxito en la oficina puede resultar en una debacle de productividad cuando se trabaja desde la habitación pared con pared con el dormitorio.
Establecer un horario
El primer paso antes de empezar es organizar un horario de trabajo. Salvo que dependamos de horarios de trabajo de terceros (clientes), que con frecuencia contactan con nosotros para solicitarnos cosas, la mejor opción es usar el modelo anglosajón que permite aprovechar el día de forma significativa además de permitirnos disponer de un buen número de horas libres. Este modelo, claro, implica madrugar.
El primer error de las personas que comienzan a trabajar en casa es pensar que, como no tienen que cumplir un control estricto, pueden retrasar todo el horario de trabajo para poder despertarse más tarde pensando que el horario flexible les va a poder permitir cumplir con las tareas del día a día. Este es el error más común entre las personas que comienzan a teletrabajar y que suele acabar en una debacle de descontrol, de malos resultados y de pérdida de rendimiento. Un buen horario de teletrabajo, establecido por el propio trabajador, implica madrugar, incluso antes de la hora habitual a la que nos despertábamos cuando teníamos que ir a la oficina.
El segundo error más común en el que se cae es pensar que la hora de levantarse comienza con la jornada laboral... porque nos vamos a levantar de la cama para meternos en el "despacho".
Con el tiempo, acabaremos descubriendo que entre que nos levantamos y nos sentamos a trabajar, pasa como mínimo media hora o más antes de poder concentrarnos delante del ordenador. Al menos hay que levantarse media hora antes del inicio de la jornada laboral para desayunar, ducharse, etc... y poner una hora fija para sentarse a trabajar.
Delante del ordenador
Una vez sentados delante del ordenador, y dispuestos a iniciar la jornada laboral, otro error común es empezar por repasar nuestra "vida social personal para ver qué ha pasado". Esto va a suponer otro buen mordisco de tiempo (media hora como poco) de nuestra jornada laboral y ya llevamos 1 hora de retraso. Deja los temas "personales" para más adelante en la mañana.
La gran ventaja de trabajar en casa es que es posible ajustar de forma dinámica las tareas en vez de seguir el modelo de trabajo de una oficina, así que para aumentar el rendimiento específico de nuestro horario flexible lo mejor es trasladar todas las tareas fijas a primera hora de la mañana o de la tarde y quitárselas de encima lo antes posible. Una vez te hayas quitado de encima las tareas fijas, es el momento del primer descanso, no mayor de 5 minutos, para, a continuación, comenzar a trabajar en los proyectos o tareas dinámicas que requieren horarios más flexibles.
Elimina las distracciones
En la medida de lo posible hay que eliminar todas las distracciones, especialmente la televisión. Hay quien encuentra cómodo trabajar con una televisión encendida, pero es una distracción "mayor" ya que cuando, generalmente, escuchamos algo de interés, nuestra vista se desvía a ver qué ocurre en la pantalla. Adicionalmente, pasamos mucho rato "cambiando de canal" y la productividad cae en picado si además ponemos "una película".
Las distracciones digitales son el segundo problema más importante a la hora del rendimiento laboral, especialmente aquellas que nos obligan a tomar acciones específicas. Mientras que algunas redes sociales son "aplazables", el uso de la mensajería instantánea requiere una acción directa en muchos casos, porque aunque estés marcado como ausente, siempre habrá alguien que te tira un mensaje con un "¿Estás?". Si te ves obligado a usar un sistema de mensajería instantánea, crea una cuenta "corporativa" para comunicarte exclusivamente con los clientes.
Parando para comer
Como ahora eres el dueño de tu horario, puedes decidir cómo organizarte las comidas. Si hemos madrugado (las 6:30 para empezar a a trabajar a las 7), a las 12 es la "hora de la parada" para bajar a los recados, hacer la comida. Aunque para mucha gente comer a las 13:00 es demasiado pronto, es fácil acostumbrarse si hemos madrugado, porque tendremos hambre.
Una vez comido (y todo recogido), podremos disfrutar de una buena siesta. Si has terminado de comer a las 13:30, puedes echarte una buena siesta hasta las 15:00 horas (hora y media... un lujo) y reenganchar con la jornada laboral.
Hasta ahora llevas, con este horario, 5 horas trabajadas, has comido, te has echado una buena siesta .... y son las 3 de la tarde. Queda toda la tarde por delante si por el motivo que sea "tienes que echar horas". Las tardes, por defecto, suelen ser menos productivas y para contrarrestar esta falta de productividad, lo mejor es destinar aquellas tareas que nos son más agradables de realizar o aquellas tareas que requieren menos tiempo, encadenando una detrás de otra sin realizar paradas.
Como ahora somos dueños de nuestro tiempo es fácil que muchos días puedas decir que has terminado alrededor de las 5 de la tarde... y a partir de ese momento el día es tuyo. Para lo que quieras.
Errores comunes, y otros trucos
Picotear todo el rato no es una buena decisión y adicionalmente te darás en cuenta que la factura de la compra sube mucho, proporcionalmente a tu peso.
Una oreja alerta te librará de los pesados: si tienes la música muy alta te vas a encontrar con un problema: los pesados del portero automático. Hay que estar atento al sonido del portero automático para ver si suena en tu casa y adicionalmente en las casas de los vecinos. Si es así, ignóralos porque si respondes te convertirás en el portero oficial de la casa e irán directamente siempre a por tu timbre.
No desplaces tareas para el fin de semana: pensando que puedes flexibilizar el horario hasta ese punto. Al final te sentarás el lunes delante del ordenador con las tareas del lunes y aquellas que dejaste para el fin de semana (comprobado)
Acostumbra a tus clientes y socios a que, aunque trabajes en casa, no quiere decir que trabajes 24 horas y que te pueden llamar para "exigir" que les soluciones un asunto o un problema. Ser rígido en este aspecto evitará que, pensando que vas a tener más tiempo para ti y más libertad, te acabes convirtiendo en un esclavo digital.
Automatiza, automatiza, automatiza y mejora el flujo de trabajo: Cuando estás en una oficina tienes poco tiempo para la optimización del flujo de trabajo añadiendo herramientas, automatizaciones o mejoras al workflow. Aunque al principio dediques parte de tu tiempo libre a estas mejoras, si consigues automatizar una hora de trabajo a través de utilidades, _scripts _variados o mejoras específicas del flujo de trabajo supone, por ejemplo, que es fácil que puedas "terminar" a las 4:30 de la tarde y disponer, ya comid@ y siestead@, toda la tarde para ti. Y eso, hoy en día, es todo un lujo.
No trasnoches: si te levantas a la trabajar a las 6:30, cuenta que a las 11 de la noche deberías considerar acostarte. No procrastines con la vieja excusa de "yo soy de noche": si te acuestas tarde, por la mañana no estarás en condiciones y como nadie te controla, caerás en apagar el despertador, darte la vuelta y seguir durmiendo. Y cuando abras los ojos a las 12 de la mañana (o cuando suene el teléfono) ya verás que desastre.