Nielsen Norman Group, empresa de referencia en la consultoría de usabilidad, ha publicado esta semana su lista anual de Las 10 mejores intranets.
Más allá del listado de compañías ganadoras, entre las que se encuentran la estadounidense Wall-Mart o la japonesa Trend Micro, nos interesan las características que, según el informe, las hacen merecedoras de este reconocimiento:
- En cuanto al software, hay una marcada tendencia a usar SharePoint, la plataforma de colaboración de Microsoft, junto a otras tecnologías como Google Search Appliance. Sin embargo, el estudio subraya que ninguna solución específica es garantía de éxito.
- Confianza en el uso de plantillas para desarrollar interfaces de usuario consistentes.
- Firmes políticas editoriales que aseguran la calidad del contenido. Señalan como caso de éxito el de la intranet de Enbridge, en la que a cada página se le asigna un responsable para que se encargue de que la información esté actualizada en todo momento.
- Numerosas e interesantes presentaciones de nuevas tendencias en la portada de la intranet.
- Personalización basada en roles para atraer a los usuarios hacia el contenido que es relevante para ellos y hacer las aplicaciones más útiles para su trabajo.
- Amplias funcionalidades de personalización, que permiten a los usuarios adaptar la interfaz según sus necesidades. Por ejemplo, con diseños mejorados de los populares "Enlaces rápidos/Mis Atajos".
- Mejora de las búsquedas, con una especial atención a la herramienta de búsqueda avanzada.
- Uso intensivo de metodologías de usabilidad: desde el simple test con usuarios al cardsorting, estudios de campo y prototipado de personajes.
- Métricas de ROI («Retorno de la Inversión», en sus siglas en inglés) no enfocadas a la obtención de beneficio económico sino al incremento del uso y a la satisfacción de los empleados-usuarios. Un ejemplo es Trend Micro, que ahorró 1.6 millones anuales al organizar muchas de sus reuniones a través de la intranet.
A estas claves se suman otras cuestiones generales:
- Las compañías ganadoras este año, con una media de 6.350 trabajadores en plantilla, son en comparación mucho mayores que las premiadas en los últimos años. Esto también se refleja en un incremento en el tamaño de los equipos responsables de gestionar las intranets, con una media de 14 personas por equipo.
- El 30% de las intranets tenían funcionalidades especiales para móviles. Se recomienda también la creación de un diseño independiente para los usuarios que acceden desde estos dispositivos.
- Las funciones típicas de redes sociales son otro ingrediente de éxito, aunque es muy importante hacer una distinción clara entre las destinadas a los empleados como individuos (páginas de perfil, encuestas...) y las que van dirigidas a los grupos de trabajo (foros técnicos, páginas de proyecto...). Trend Micro es mencionada aquí de nuevo por premiar cada participación con puntos que luego los empleados pueden canjear en un catálogo de premios.
- Los blogs de directivos van un paso más allá, con contenidos y características orientadas a mostrar el lado más humano de los ejecutivos: experiencias, intereses personales, chat virtuales con los empleados...
- El 40% de las intranets ganadoras cuentan con un apartado específico dedicado a la actuación en caso de emergencias. Más allá de la paranoia desencadenada por la Gripe A, las intranet estaban preparadas para mostrar mensajes de alerta en su página de inicio, y contaban con espacios temáticos dedicados.
La conclusión es que las intranets están adquiriendo, poco a poco, cada vez mayor importancia dentro de la infraestructura organizacional de las empresas: el diseño de intranets está madurando.